Lumis

A Empresa

Com ações negociadas nas Bolsas de Valores de Nova York, de Madri e de São Paulo, a Eletrobrás é a maior companhia do setor elétrico da América Latina, reunindo cerca de 2.000 colaboradores, em aproximadamente 30 usinas hidrelétricas, 15 termelétricas e duas termonucleares.

O Desafio

Criada inicialmente em 2000, a intranet da Eletrobrás foi um projeto pioneiro no Brasil, tendo como seus principais objetivos facilitar o acesso ao conhecimento e a informações relativas à empresa, dar ao colaborador uma visão de conjunto das diversas áreas da Eletrobrás e de suas atribuições, otimizar processos internos e tornar o dia a dia mais fácil e ágil.

Desde o lançamento, o uso da intranet se expandiu fortemente na empresa. Durante muito tempo, todo o crescimento em termos de funcionalidades e conteúdos ocorreu de forma orgânica, por meio de iniciativas de desenvolvimento isoladas e com pouca automação de processos, dificultando a gestão do ambiente e minando a eficiência de atualização e evolução.

Buscando retomar seu pioneirismo e posição de destaque em tecnologia, a Eletrobrás iniciou em 2008 um processo de reformulação da sua intranet que, além de uma reestruturação da arquitetura de informação e uma nova identidade visual, envolvia a adoção de uma ferramenta de portal que fosse capaz de trazer agilidade e eficiência aos processos de gestão de conteúdos e de funcionalidades da intranet.

Assista à palestra realizada no WorkshopLumis em Maio/2010

Motivadores

1. Todas as atualizações de conteúdo e funcionalidades do portal dependiam da equipe de TI, sobrecarregando a equipe e criando um gargalo para evoluções
2. O controle de acesso às áreas do portal era definido caso a caso, elevando o risco da atividade e dificultando a disponibilização de informações mais sensíveis para públicos específicos
3. Como pouca autonomia, as áreas de comunicação e de negócios não conseguiam garantir a atualização e a coerência das informações ao longo do portal
4. Sem uma separação clara entre o funcionamento e a apresentação visual, qualquer alteração, de design ou de funcionalidade, se tornava ariscada e muito custosa, eliminando a padronização visual na intranet
5. O crescimento exponencial das informações havia deixado a arquitetura inicial obsoleta, dificultando a navegação
6. Sem um sistema de gestão, era muito difícil integrar de forma racional os sistemas da empresa promovendo o reuso de conteúdos e funcionalidades em diferentes áreas da intranet

Vislumbrando os benefícios que as tendências da web 2.0 poderiam trazer para a sua intranet corporativa, a Eletrobrás analisou todos esses pontos para selecionar uma plataforma que possibilitasse a sua volta a posições de destaque em TI, estimulando a colaboração e maior integração entre seus colaboradores.

Solução Adotada

A Eletrobrás adotou o Lumis Portal como a plataforma de base para a sua nova intranet corporativa, proporcionando mais funcionalidades e grande dinamismo de conteúdo, em uma estrutura sólida e robusta.

O projeto foi conduzido internamente por uma forte parceria entre as áreas de comunicação e de TI, que desde o início das atividades buscaram um alinhamento de objetivos e ações. Foi realizada uma análise de deficiências da versão anterior para verificar o impacto sobre o negócio e o dia a dia dos usuários.

O estabelecimento de prioridades do projeto deu ênfase à necessidade da adoção de uma ferramenta de portal que, além dos recursos de controle de acesso e de integração de sistemas, incorporasse ferramenta de gestão de conteúdos que viabilizasse a descentralização da produção.

Com o Lumis Portal, foi possível a produção de conteúdo diretamente pelas áreas da empresa, liberando a equipe de TI para atuar sobre a manutenção, gestão do ambiente e os projetos de evolução. Com a definição do workflow dos processos de produção e aprovação dentro da nova ferramenta de gestão de conteúdos, foi possível oferecer agilidade e autonomia às áreas de negócios, com ganhos ainda sobre o controle de qualidade do produto final.

A nova estrutura de produção descentralizada de conteúdos foi acompanhada de uma nova arquitetura de informação capaz de otimizar o acesso à quantidade crescente de informações disponíveis. Associada aos recursos de busca do Lumis Portal, a nova organização do portal simplificou e agilizou o acesso aos conteúdos da companhia, reduzindo a burocracia interna e os gargalos operacionais.

A ferramenta de portal também foi amplamente utilizada na integração de sistemas internos e bases de dados para disponibilização aos colaboradores. O recurso de single sign-on permite que, identificando-se apenas uma vez, o portal identifique as áreas e os sistemas a que o profissional tem acesso, ocultando ou liberando os links e repassando a sua identificação para os sistemas externos.

Com a governança compartilhada entre as áreas de TI e de comunicação, a nova intranet reuniu sob uma identidade visual mais moderna e uma usabilidade mais intuitiva, uma série de recursos para colaboração e comunicação entre os usuários, tornando-a mais atrativa, eficaz e interativa.

O sucesso do projeto superou os limites da própria empresa, resultando na conquista do Prêmio Intranet Portal, na categoria Conteúdo e no chamado Grand Prix, modalidade esta que reúne todos os competidores de todas as categorias.